Informace o shromažďování a zpracování osobních údajů

o shromažďování a zpracování dle ust. čl. 6 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 v platném znění, dále jen „nařízení“

Správce: společnost IP POLNÁ INVEST s.r.o., IČO 08514330, se sídlem Tyršova 405, 588 13 Polná, elektronická adresa Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., datová schránka: xppdm3a

Účely a právní základ zpracování osobních údajů: Čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení – nezbytnost pro splnění poptávky, objednávky, smlouvy o dílo, smlouvy o dodání a montáži, smlouvy příkazní, smlouvy kupní, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy na jeho žádost, včetně zpracování slučitelného dle ust. Čl. 6 odst. 4 nařízení

Kategorie osobních údajů: IP adresa, jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, podpis, adresa trvalého či faktického pobytu, korespondenční adresa, IČ, DIČ, adresa místa podnikání při výkonu podnikatelské činnosti, údaje o telefonním spojení, včetně mobilního telefonu a adrese elektronické pošty, číslo bankovního účtu, a to jednotlivě či v jakýchkoli kombinacích a seznamech, v písemné i elektronické formě.

1. Správce prohlašuje, že dodrží veškeré povinnosti, které s ohledem na kategorii poskytnutých osobních údajů a subjekt údajů má, pokud se nebude jednat o případ nedůvodného nebo nepřiměřeného plnění povinností v souladu s ust. čl. 12 odst. 5 nařízení.

2. Osobní údaje poskytované subjektem údajů jsou nezbytné z právního hlediska k označení účastníka právního vztahu a nezbytné pro komunikaci při plnění práv a povinností ze smluvního vztahu plynoucích. Subjekt údajů je oprávněn osobní údaje neposkytnout. V takovém případě, pokud jde o identifikační údaje, nebude moci být smlouva uzavřena z důvodu nenaplnění požadavku označení účastníka. Při neposkytnutí osobních údajů sloužících k elektronické a telefonické komunikaci dojde k prodloužení doby plnění práv a povinností ze smlouvy s ohledem na nutnost využít pouze písemné komunikace využitím poskytovatelů poštovních služeb.

3. Osobní údaje poskytnuté subjektem údajů budou v rámci slučitelnosti zpracování poskytnuty příjemcům v rámci Evropské unie, poskytujícím správci bankovní, účetní, daňové a právní služby, vždy však jen takovým, které jsou vázány smluvní mlčenlivostí, bankovním či profesním tajemstvím a kteří přijali pravidla pro zpracování osobních údajů v souladu s nařízením.

4. Doba uložení osobních údajů po ukončení doby zpracování je dána délkou obecné, případně smluvně sjednané promlčecí lhůty dle občanského zákoníku z důvodu ochrany a uplatnění práv a oprávněných zájmů zpracovatele ze smlouvy či z předsmluvních právních jednání se subjektem údajů. U osobních údajů, které jsou povinnými zákonnými náležitostmi účetních a daňových dokladů po dobu, kterou pro uchovávání účetních a daňových dokumentů stanoví právní předpisy pro účely uskutečnění daňové kontroly.

5. Subjekt údajů má právo na bezplatný přístup k osobním údajům a k informacím k nim, v rozsahu dle ust. čl. 15 nařízení. Informace poskytne správce na základě žádosti subjektu údajů v písemné podobě či v elektronické textové podobě.

6. V souladu s ust. čl. 16 nařízení má subjekt údajů právo na opravu nepřesného údaje a doplnění neúplných údajů, které se jej týkají; správce provede upřesnění či opravu bez zbytečného odkladu poté, co se o tom doví, anebo je sám zjistí.

7. Správce nesmí osobní údaje subjektu údajů dále zpracovávat, pokud s tím subjekt údajů vyslovil nesouhlas a je povinen je bez zbytečného odkladu vymazat, ledaže se jedná o výjimku dle ust. čl. 17 odst. 3 nařízení, zejména pokud jde o určení, výkon nebo obranu právních nároků.

8. Za podmínek v ust. čl. 18 nařízení má subjekt údajů právo na omezení zpracování osobních údajů, zejména v případě pochyb o jejich přesnosti, pominul – li účel zpracování správcem, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

9. Správce oznámí subjektu údajů veškeré opravy nebo výmazy nebo omezení zpracování osobních údajů, které v souladu s nařízením uskutečnil, pokud to bude možné anebo takové oznámení nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

10. Správce, pokud nepominul právní základ ke zpracování osobních údajů, předá na základě pokynu subjektu údajů osobní údaje ke zpracování druhému správci v rámci Evropské unie, je – li to technicky proveditelné.

11. Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů dle ust. čl. 21 nařízení.

12. Automatizované individuální rozhodování ani profilování na základě poskytnutých údajů prováděno nebude.

13. Zabezpečení osobních údajů je prováděno technickými (mechanickými a elektronickými) prostředky správce, včetně povinnosti mlčenlivosti osob, které se na zpracování podílejí a je zabezpečeno i právními dokumenty a zakotveno vnitřními předpisy společnosti IP POLNÁ INVEST s.r.o. Opatření k zabezpečení jsou pravidelně prověřována a kontrolována a systém zabezpečení osobních údajů vyhodnocován.

14. Správce oznámí subjektu údajů bez zbytečného odkladu porušení zabezpečení osobních údajů, pokud jeho porušení bude mít za následek vysoké riziko pro jeho práva a svobody; to neplatí, pokud správce přijal opatření vyžadovaná ust. čl. 34 odst. 2 spočívající zejména v šifrování či nesrozumitelnosti osobních údajů pro narušitele, zajistil opatření taková, že se riziko ohrožení práv a svobod subjektu údajů neprojeví.

15. Subjekt údajů, který zjistí nebo se domnívá, že správce nebo zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s ochranou soukromého a osobního života subjektu údajů nebo v rozporu nařízením či jinými platnými právními předpisy může kdykoli: a) požádat správce nebo zpracovatele o vysvětlení, b) požadovat, aby správce nebo zpracovatel odstranil takto vzniklý stav.

16. Subjekt údajů má právo obrátit se v záležitosti zpracování osobních údajů správcem přímo na dozorový úřad - Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Czech Republic, +420 234 665 555, www.uoou.cz. Na těchto stránkách lze stáhnout či prohlédnout a číst právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů.

17. Pokud vznikla v důsledku zpracování osobních údajů subjektu údajů jiná než majetková újma, postupuje se při uplatňování jejího nároku podle občanského zákoníku.

18. Podněty a žádosti subjektu údajů vykoná správce bezplatně. Pokud to nařízení připouští, je správce v jednotlivých případech oprávněn požadovat přiměřenou úhradu nákladů.

Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti IP POLNÁ INVEST s.r.o.

Ochranu soukromí a osobních údajů našich zaměstnanců, smluvních partnerů a zákazníků (subjektů údajů) považujeme za jednu ze základních povinností při výkonu činnosti a podnikání naší společnosti. Osobní údaje zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy.

Pro činnosti naší společnosti usilujeme především o zpracování osobních údajů na základě zákonného zmocnění. Ty může naše společnost zpracovávat i bez souhlasu subjektu údajů. Jsou jimi především:

Identifikační údaje - osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (jméno, příjmení, titul, rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, doručovací adresa, adresa faktického pobytu, liší – li se od adresy trvalého pobytu, podpis, u fyzické osoby podnikatele též daňové identifikační číslo a IČ.

Kontaktní údaje - osobní údaje umožňující kontakt se subjektem údajů při naplňování účelu jejich zpracování či uzavřené smlouvy či k nezbytnému vyřízení jiného právního jednání, tedy telefonní, faxové číslo adresa elektronické pošty.

Další údaje, jejichž zpracování nám, jako zaměstnavateli a podnikateli ukládají platné právní předpisy z oblasti správy daní, sociálního a zdravotního pojištění.

Osobní údaje, které nemůžeme zpracovávat na základě zákonného zmocnění, avšak jsou potřebné pro činnost a rozvoj naší společnosti, např. osobní údaje pro obchodní a marketingové účely a zasílání obchodních sdělení zpracováváme výhradně s informovaným, dobrovolným a kdykoli odvolatelným souhlasem subjektu údajů.

Z důvodu zabezpečení autenticity a správnosti osobních údajů je získáváme nejčastěji přímo od subjektu údajů. Od zákazníka v souvislosti se sestavením objednávky či smlouvy, od zaměstnance při uzavření pracovní smlouvy nebo v souvislosti s výkonem práva na zabezpečení práce před jejím uzavřením a dále v souvislosti s trváním smluvního vztahu apod.

Osobní údaje získáváme též z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam apod.) a z dalších veřejných zdrojů (včetně informací ze sociálních sítí a internetu, které o sobě subjekt údajů sám zveřejní), od orgánů veřejné moci (např. je-li proti subjektu údajů nařízena exekuce a insolvence a jsme osloveni jako plátce příjmů). Takové osobní údaje však nezpracováváme v rozporu se zákonným zmocněním k jejich zpracování a v rozporu s případným souhlasem subjektu údajů.

Bez souhlasu můžeme osobní údaje zpracovávat též pro ochranu práv naší společnosti a jejích právem chráněných zájmů, zejména v případě obrany práv před soudy a dalšími orgány. Informace o rozsahu, době zpracování a archivace předkládáme subjektu údajů před zahájením zpracování.

Naše smluvní vztahy nevážeme na jakékoli podmínky, které by subjekt k poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů zavazovaly. Osobní údaje chráníme fyzickým, elektronickým a organizačním zabezpečením a jejich vzájemnou kombinací před neoprávněným přístupem nebo přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před jiným možným zneužitím.

Osobní údaje udržujeme pod kontrolou. Bezpečnostní opatření pravidelně posuzujeme, vyhodnocujeme a upravujeme. Usilujeme přijatými opatřeními o zvýšení ochrany osobních údajů. Veškeré osoby, které s osobními údaji našich zaměstnanců, spolupracovníků či zákazníků přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvních povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní mlčenlivostí.

Osobní údaje poskytujeme výhradně v souladu s právními důvody jejich zpracování orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení, orgánu dozoru, exekutorům, notářům – pokud vystupují v roli soudního komisaře, insolvenčním správcům, pojišťovně, řešíme - li pojistnou událost, apod. se sídlem v Evropské unii. Rozsah poskytnutých osobních údajů je omezen na údaje nezbytné pro úspěšné uplatnění nároku či splnění povinnosti.

V rámci zpracování a v souladu s právními důvody zpracování poskytujeme osobní údaje v nezbytném rozsahu dalším společnostem, působícím v rámci skupiny podniků, které zastřešuje společnost IP POLNÁ HOLDING s.r.o., a sice:

• IP Polná s.r.o., IČO 25323601
• IP POLNÁ INVEST s.r.o., IČO 08514330
• BYDLENÍ VÍTKOV, s.r.o., IČO 2388065
• BYDLENÍ SMÍCHOV, s.r.o., IČO 4167295
• IZOLAČNÉ PROJEKTY, s.r.o., IČO 36620629 (Slovenská republika)
• Mozartova brána s.r.o., IČO 02547333

Se souhlasem zaměstnance, smluvního či obchodního partnera nebo jeho příkaz mohou být osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům v Evropské unii.

Respektujeme právo zaměstnanců, smluvních či obchodních partnerů na přístup k osobním údajům, opravu či výmaz, práva na omezení zpracování osobních údajů, oznamovací povinnost, přenositelnost osobních údajů a práva vznést námitku či vyřizování jiných podnětů subjektu údajů.

Informaci či požadovanou operaci v rozsahu a za podmínek stanovených čl. 12 odst. 5 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 v platném znění bez zbytečného odkladu provedeme a žadatele o tom vyrozumíme. Ve stanovených případech máme za výkon činností správce ve vztahu k subjektu údajů právo požadovat přiměřenou náhradu.

Kdykoli se na nás můžete v záležitosti ochrany osobních údajů obrátit prostřednictvím naší společnosti IP POLNÁ INVEST s.r.o., IČ 085143303, se sídlem Tyršova 405, 588 13 Polná, elektronická adresa Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., tel. 567 225 445.

Subjekt údajů má právo obrátit se v záležitosti zpracování osobních údajů správcem přímo na dozorový úřad - Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Czech Republic, +420 234 665 555, www.uoou.cz. Na těchto stránkách lze stáhnout či prohlédnout a číst právní předpisy týkající se ochrany osobních údajů.

Tyto Zásady jsou umístěny a volně dostupné na internetových stránkách společnosti a v písemné podobě v jejím sídle. Na vyžádání budou též elektronickou či běžnou poštou žadateli zaslány.

Pokud máte jakýkoli dotaz, rádi Vám na něj odpovíme. Tyto zásady jsou platné od 10.2.2021